中込雄一2024年1月１日より開始される電子帳簿保存法の概要と電子取引データの保存について対応策をまとめました。
参考としていただければ幸いです。
[１] 電子データの保存義務などについて（電子帳簿保存法）
電子データの保存義務など（電子帳簿保存法）とは、納税者の帳簿書類の保存負担軽減等のために、所得税・法人税・消費税等の他の法律で保存の義務を定める帳簿書類を、電子データで保存する場合に適用される法律となります。
また、対象となる帳簿書類は次の３区分に分類され、電子データとして保存することが義務のものと任意のものがございます。
| 対象となる帳簿書類 | 電子データでの 保存の義務 |
|---|---|
| ① 電子取引データの保存 例：インターネットで取得した電子取引情報の保存 | 義務あり （紙での保存×） |
| ② 電子帳簿・電子決算書類の保存 例：会計ソフトで作成した決算書などを電子データで保存 | 任意 （紙での保存〇） |
| ③ 紙の書類の電子スキャナ保存 例：紙で作成された書類などをスキャンして保存 | 任意 （紙での保存〇） |
[２] 電子取引データの保存
⑴ 対象となる電子取引データとは
電子取引データとは、インターネット等で作成・取得した取引情報となります。
なお、電子取引データは会社ごとに異なるため、電子取引データを洗い出すことが必須となります。
★例示
・ＰＤＦファイル等での請求書等の受領
・ＨＰからダウンロードした領収書等のＰＤＦファイル等
・電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスの利用
・クレジットカード・キャッシュレス決済明細データ等の利用
・ＥＤＩシステム等の利用（通帳のないネットバンク・ネットバンクより振り込んだ場合受領控え相当等）
・ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機の利用等
※ 原始データを紙でも取得できるものは対象外となります。（紙保存ＯＫ）
⑵ 電子取引データの保存方法
① 改ざんを防止した保存
電子データは改ざんを防止した保存が義務となります。
なお、「改ざん防止のための事務処理規程」を定めて遵守することで低コストによる運用が可能となります。
ひな形は国税庁ホームページで公表されておりますので「事務処理規程 国税庁」と検索するとひな形が見つかります。
② 共有ファイルでの保存（GoogleDrive・Dropboxなどの利用）
外出先での電子取引データの保存、データの保存について複数人で運用する場合にはGoogleDrive・Dropboxなどの共有ファイルでの保存することにより利便性が高く運用が行いやすいのではないかと思います。
③ 検索できるファイル名での保存（検索機能の確保の要件）
事業年度ごとに事業年度フォルダを作成し、処理月フォルダ・電子取引データの種類ごとのフォルダを作成し細分化し、日付・金額・取引先で検索できるようにＰＤＦファイル等のファイル名の規則性を確保して保存することが必要となります。
※③ ２期前の売上高が5,000万円以下の場合、または、電子取引データを紙に出力し、次のいずれかの方法で規則的に整理されている場合には検索機能の確保は不要となりました。
(ｲ) 事業年度ごとに、日付の順にまとめ、取引先ごとに整理している場合
(ﾛ) 事業年度ごとに、取引先ごとにまとめたうえで、日付順に整理している場合
(ﾊ) 書類の種類ごとに(ｲ)または(ﾛ)と同様に整理されている場合
⑶ 電子データを確認するためのディスプレイ・プリンタ等の備え付けが必要となります。
電子取引データの保存は慣れるまでが大変ですね…
